DMC ganha agilidade na coleta de informações com OfficeTrack
“O fomentador da venda, o grande influenciador é a oficina mecânica, além dos distribuidores e do varejo. Nosso foco é justamente aí, nesses três elos da cadeia de distribuição. Nosso promotor é um divulgador especializado das marcas de nossos clientes e também os olhos e ouvidos dos fabricantes nessa ponta”, resume a diretora e uma das sócias da DMC, Dirce Boer.
Um dos grandes desafios desse tipo de atividade é a necessidade constante de automatização da rotina de trabalho das equipes de campo – no caso da DMC, seu time externo chega a mais de 50 promotores que atuam em todo o país. “Nosso desafio era ganhar agilidade na coleta das informações. Com a coleta manual, o promotor demorava até uma semana para enviá-las e isso comprometia a qualidade do trabalho”, relembra Marcelo Boer, diretor administrativo da DMC. Entre as informações coletadas pelos promotores estão dados sobre a disponibilidade do produto, a colocação na loja, seu destaque frente à concorrência, entre outras.
Com esses desafios em vista, Dirce e equipe passaram a buscar uma ferramenta capaz de trazer agilidade e maior eficiência na coleta e envio dos dados, além de equipar tecnologicamente seu time de promotores. Nessa busca, conheceram o OfficeTrack por meio da consultoria 3CON, distribuidor do software no país.
OfficeTrack é um aplicativo mobile que ajuda na gestão dos funcionários em campo. Possui 8 módulos diferentes: Tarefas (Ordem de serviços); Formulários dinâmicos; Geo-Localização; Presença (cartão de ponto); Pedidos (vendas); Gestão de frotas; Otimizador (serviços e rotas); Retail (reconhecimento e comparativo de imagens). As empresas usuárias não têm que instalar nada em seus servidores. É só baixar o aplicativo, pois está tudo na nuvem. Enquanto os colaboradores de campo saem com seus dispositivos móveis, o gestor do negócio pode acompanhar tudo a partir de uma página na Internet de qualquer lugar e por meio de qualquer plataforma, seja desktop ou mobile, e interagir com esse time externo o tempo todo.
Ganhos em agilidade e qualidade
Com o OfficeTrack instalado, a DMC equipou seus promotores com smartphones, por meio dos quais agora fazem o input dos dados. “Antigamente, o promotor, após colher as informações ou em caso de qualquer solicitação em determinados clientes, tinha que ir para casa ou para uma Lan House e se conectar ao sistema de Relatório Automático de Informações e Ocorrências. Hoje, ele consegue preencher via smartphone e já nos envia no mesmo dia. Recebemos e já podemos tratar as informações para enviá-las aos fabricantes. E essas mudanças foram imediatamente sentidas pelo cliente DMC”, comemora Marcelo.
De acordo com Danilo Henrique de Paula, gerente de contas da 3CON, a flexibilidade da solução OfficeTrack permitiu à DMC criar formulários dinâmicos, incluindo todas as informações que antes eram colhidas manualmente. “Durante a fase de piloto, a equipe DMC, além de ser capacitada a manusear a ferramenta, usou toda sua experiência e criatividade introduzindo novas informações, como fotos, listas de dropdown, assinatura dos seus clientes, etc.” lembrou.
Os sócios da DMC concordam que o OfficeTrack é de uso bem simples e trouxe grande agilidade, tanto no envio como no recebimento das informações de campo. Tudo agora acontece de um dia para o outro; antigamente o resultado das atividades externas poderia demorar até 15 dias para chegar. “O sistema funciona de forma bem eficiente e, sem dúvida, atendeu à expectativa sobre imprimir agilidade no trânsito das informações”, explica Dirce. O sistema resolveu também a questão da organização das rotinas do time externo. “Se estabelecemos que os promotores têm que cumprir um determinado número de visitas, temos como controlar isso através do sistema. Também sabemos se as visitas foram feitas, se aquele ponto de vendas foi atendido e abordado, entre outros aspectos”, diz.
Para os diretores, o investimento já se pagou, especialmente porque a 3CON concedeu uma carência de uso do software, o que ajudou a DMC a ter a percepção mais clara das vantagens do sistema e do retorno para o negócio. “Não tivemos nenhum gasto inicial até que o sistema estivesse totalmente implantado. Em função dessa carência e desse retorno prático, ele se pagou e ficamos satisfeitos. Também não tivemos nenhum problema em relação ao suporte técnico e nem com a área comercial. A flexibilidade da 3CON em se adequar à nossa realidade, a negociação, o ótimo atendimento e o acompanhamento pós-venda fizeram a diferença”, relata Marcelo Boer.
Os executivos revelam ainda que o OfficeTrack não demandou nenhum investimento expressivo em TI, nem mesmo troca de máquinas, pois está tudo na nuvem. Os únicos investimentos adicionais foram no pacote mais robusto de dados de Internet, uma vez que o OfficeTrack necessita de banda de rede para o bom tráfego das informações, além de celulares com tecnologia 3G. Eles comentam ainda que, apesar da facilidade do sistema, foi necessário organizar treinamentos para as equipes, especialmente para os promotores de outras regiões do país. “A resistência às mudanças é normal. A adaptação do promotor à nova plataforma foi um desafio, mas logo superado, especialmente à medida que entenderam as vantagens e a evolução da empresa”, contam. “Agora, os promotores já recebem até a agenda de visitas do dia via smartphone. A rotina de campo está mais organizada e conveniente para todos”, encerraram.