Go2neXt leva Fagundes Pagliaro Advogados a migrar para a nuvem e conquistar 45% de aumento de produtividade
O escritório Fagundes Pagliaro Advogados atua como uma boutique de serviços jurídicos, provendo atendimento personalizado e de alto nível a seus clientes – empresas médias e grandes de diversos setores da economia. Essa sociedade de advogados é liderada por três sócios – Bruno Fagundes Viana, Leonardo Tonelo Gonçalves e Marcos de Carvalho Pagliaro – e, hoje, conta uma estrutura com 60 profissionais, 22 deles advogados. O foco da Fagundes Pagliaro Advogados é nas áreas do Direito Tributário, Societário e Contratual, fusões e aquisições. Com sede em São Paulo, na Vila Olímpia, a Fagundes Pagliaro tem uma rede de escritórios de parceiros em Brasília, Rio de Janeiro, Recife, Pernambuco, Bahia, Maranhão, Amazônia, Rio Grande do Sul, Curitiba e algumas cidades do interior de São Paulo.
Para Pagliaro, essa nova realidade dinamiza o trabalho dos colaboradores do escritório e o andamento dos processos dos clientes. “Isso acontece sem que corramos riscos de segurança ou de disponibilidade. Podemos, agora, nos focar no nosso negócio e deixar de nos preocupar com a gestão de uma infraestrutura própria. O resultado de todo esse avanço é um ganho de até 45% de produtividade do nosso time”. O novo ambiente de ICT do escritório é gerenciado 24x7x365 pelo C-NOC (Cloud Network Operation Center) da Go2neXt. “A soma desta infraestrutura com as aplicações Microsoft garantem ao nosso ambiente de negócios o índice de 99,9% de disponibilidade”.
Grande economia em custos de storage
Hoje, o escritório acessa na nuvem documentos arquivados em cerca de seis mil pastas com conteúdo 100% digitalizado. A plataforma que acolhe essas informações é o Microsoft Office 365. O correio eletrônico, agora na nuvem, permite o armazenamento virtualmente infinito de e-mails, por um custo extremamente competitivo. “Seis mil pastas representam, em termos de storage, algo como 400 gigabytes”, detalha Pagliano. “Antes da nuvem, teríamos de adquirir uma infraestrutura interna com custo total de até R$ 14.000 – valor que teria de ser investido em servidores, storage, unidades e fitas de backup, além de serviços como manutenção de hardware, licenças de software, fornecimento de serviços de energia elétrica, refrigeração do ambiente e segurança física”. Com a decisão de migrar pastas digitalizadas para a nuvem, o custo mensal da infraestrutura de storage do Escritório Fagundes Pagliano Advogados é de US$ 76 – cerca de R$ 150,00.
Os ganhos da empresa não ficam somente na economia financeira. “Onde quer que estejamos, conseguimos acessar, via nuvem, nossos e-mails, calendários e base de contatos. Isso é feito de forma totalmente protegida, evitando danos causados por malware e minimizando a quantidade de spam”, diz Pagliaro.
Microsoft SharePoint Online
O escritório Fagundes Pagliaro Advogados conquistou, ainda, um ambiente de colaboração completo, incluindo soluções de gerenciamento de documentos (GED) na nuvem. Quer o profissional procure informações estruturadas, quer procure informações não estruturadas (e-mails, cópias dos processos, minutas de contratos e peças processuais, etc.), tudo está disponível na nuvem. Isso é feito com ajuda do Microsoft SharePoint Online, plataforma que oferece um conjunto integrado de recursos de comunicação e colaboração. O SharePoint fornece recursos abrangentes de pesquisa e de gerenciamento de conteúdo para aprimorar os processos de negócios compartilhados, facilitar o compartilhamento de informações e melhorar a percepção comercial.
De acordo com Pagliaro, os principais resultados técnicos dos serviços e soluções oferecidos pela Go2neXt para a equipe do escritório foram a segurança, a agilidade no gerenciamento de arquivos e a acessibilidade aos documentos. “Para mim, hoje, não há diferença entre acessar meus arquivos a partir do meu desktop aqui no escritório, a partir de um PC de uma lan house em Londres ou usando meu IPhone em uma fila da Disneyworld, nos EUA. É isso que promove o ganho de 45% em produtividade – nosso time pode resolver as pendências do cliente contra o relógio, de forma ágil e segura”.
Controle de versões de documentos
A soma do acesso via nuvem com a consistência de versões e informações nos documentos processados pela solução de GED do escritório – o próprio Microsoft SharePoint – facilita imensamente a vida dos advogados. “Se eu estiver, por exemplo, em um voo de trabalho que dura quatro horas, posso aproveitar para desenvolver todo um contrato. Tudo o que eu preciso está na nuvem”. É possível, por exemplo, procurar contratos por meio do uso de palavras chaves. Uma vez encontrado o documento, o usuário pode – conforme seus direitos de acesso e de modificação deste documento – inserir novas informações no arquivo e salvar uma nova versão. Isso é feito sem que se perca a versão anterior ou original. O próprio sistema indica quem criou a nova versão do documento, e em que horário. “Se alguém tentar deletar um arquivo, além de não conseguir, fica registrado quem fez a tentativa. É possível vincular os direitos de acesso de forma a salvar e modificar os dados, mantendo todas as versões de documentos anteriores e podendo compará-los a cada passo – isso aumenta ainda mais a consistência dos serviços que entregamos aos nossos clientes”, detalha Pagliaro.
A agilidade conquistada também trás vantagens para o cliente. “Quando temos uma decisão judicial prestes a acontecer, nosso estagiário vai ao fórum e assim que a decisão estiver disponível, ele tira uma foto do documento legal. A partir de seu smartphone, faz o upload dessas imagens diretamente para a infraestrutura de pastas e arquivos que estão na nuvem. Aqui no escritório, baixamos o documento, arquivamos a informação e a enviamos para o cliente. Isso seria algo impossível de ser feito antes de adotarmos a nova solução na nuvem”, diz Pagliaro.
Mudança de cultura
Para Pagliaro, a cultura de escritórios de advocacia é tradicional e não muito aberta à mudança. “Para vencer a resistência, desenvolvemos um programa de comunicação corporativa que conseguiu apresentar para nossos colaboradores tudo o que eles – e os clientes – ganhariam com o avanço para a nuvem”.
A Go2neXt participou de todo esse processo, ajudando a disseminar informações em geral e também oferecendo treinamento, por área de negócios, para os usuários. Segundo Pagliaro, todo este esforço ajudou a vencer qualquer resistência que houvesse. “Na verdade, nossos advogados ficaram apaixonados pela facilidade de uso, pela acessibilidade dentro e fora do ambiente de trabalho e, principalmente, pelo controle das versões de documentos oferecidos pela nova plataforma. Todos ficaram felizes, também, por se verem livres de realizar, a cada três meses, o backup dos documentos”.
Os serviços oferecidos pela Go2neXt seguem acontecendo – a empresa é responsável pelo gerenciamento de todo o ambiente do escritório Fagundes Pagliaro advogados.